KVKK VERBİS Sicili Güncelleme: Veri Sorumlularının Adım Adım Rehberi

KVKK VERBİS Sicili Nedir? Veri Sorumlularının Bilmesi Gereken Temel Bilgiler

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) Türkiye'de veri koruma alanında önemli bir düzenlemedir. Bu kanunun hayata geçirilmesi için Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) tarafından birçok yönetmelik ve tebliğ yayımlanmıştır. Bu düzenlemelerden biri de veri sorumlularının sicili olan VERBİS'tir.

VERBİS, Veri Sorumluları Sicili anlamına gelmektedir ve KVKK m.5'de belirtilen veri sorumlusu tanımına giren tüm kurum ve kuruluşların bu sicile kayıtlı olması zorunludur. VERBİS, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından işletilen ve veri sorumlularının bilgilerinin depolandığı merkezi bir veri tabanıdır.

KVKK m.5'e göre veri sorumlusu; kişisel verilerin işlenmesinin amaç ve araçlarını belirleyen, işleme işlemini yöneten gerçek veya tüzel kişidir. İşletmeler, kamu kurumları, devlet demiryolları, üniversiteler ve diğer tüm kuruluşlar bu tanım kapsamında veri sorumlularıdır.

Veri Sorumlularının VERBİS'e Kayıt Yükümlülüğü

KVKK m.11 ve Veri Sorumluları Sicili Tebliği

KVKK m.11'de açık olarak belirtilmiştir ki, veri sorumlularının bir sicile kayıtlı olmaları gerekmektedir. Kurul tarafından yayımlanan "Veri Sorumluları Sicili Tebliği" (Tebliğ No: 2018/9) bu sicile ilişkin hususları detaylı şekilde düzenlemektedir.

Tebliğ'e göre veri sorumlularının kayıt yükümlülüğü vardır. Bu kayıt işlemi elektronik ortamda VERBİS platformu aracılığıyla gerçekleştirilmektedir. Kurul tarafından yapılan denetimler sırasında kuruluşların bu sicile kayıtlı olup olmadığı kontrol edilmektedir.

Kurul'un aldığı bazı kararlar incelendiğinde, kayıt yükümlülüğünü yerine getirmeyen kuruluşlara yönelik idari para cezası uygulandığı görülmektedir. Bu cezalar m.18 ve m.20 kapsamında uygulanabilmektedir.

Kayıt Yükümlülüğüne Tabi Kuruluşlar

VERBİS'e kayıt yükümlülüğü sadece belirli kuruluşlarla sınırlı değildir. Aşağıda listelenen tüm kuruluş türleri bu yükümlülüğe tabidir:

• Özel sektör işletmeleri (şirketler, limited şirketler, anonim şirketler)
• Kamu kurumları ve kuruluşları
• Üniversiteler ve öğretim kurumları
• Hastaneler ve sağlık kurumları
• Bankalar ve finansal kurumlar
• Sigorta şirketleri
• Dayanışma ve kredi kooperatifleri
• Dernek ve vakıflar
• Profesyonel odalar
• Kamu iktisadi kuruluşları

Küçük işletmeler de dahil olmak üzere, kişisel veri işleyen tüm kuruluşlar VERBİS'e kayıt etmek zorundadır. Bu durum işletmenin büyüklüğüne veya sektörüne bakılmaksızın geçerlidir.

VERBİS Güncelleme: Ne Zaman Gereklidir?

Veri İşleme Faaliyetlerinde Değişiklik Yapılması Durumları

Veri sorumluları ilk kayıt işlemini gerçekleştirdikten sonra, bu bilgileri güncel tutmak zorundadır. VERBİS bilgilerinin güncellenmesi gereken durumlar oldukça spesifiktir:

• Veri işleme amacında değişiklik: Eğer kuruluş yeni bir amaçla kişisel veri işlemeye başlarsa, VERBİS'teki kayıtlar bu amaca göre güncellenmeli veya yeni bir kayıt eklenmelidir.
• Veri işleme araçlarında değişiklik: Yeni bir veri yönetim sistemi kurulması veya veri işleme teknolojisinin değiştirilmesi durumunda güncelleme gereklidir.
• Veri kategorilerinde değişiklik: Yeni kategoride kişisel veri işlenmeye başlanması durumunda güncelleme yapılmalıdır.
• Veri sahibi kategorilerinde değişiklik: Müşteri, çalışan, temizlik görevlisi vb. yeni kategoride kişi verisi işlenmeye başlanırsa güncelleme zorunludur.
• Verinin aktarıldığı üçüncü kişilerde değişiklik: Veri işleme faaliyetlerinde yeni paydaşlar yer alırsa kaydın güncellenmesi gereklidir.
• Yetkili kişilerde değişiklik: Veri koruma sorumlusu, yönetim kurulu başkanı veya yasal temsilci değişirse bilgiler güncellenmelidir.
• İletişim bilgilerinde değişiklik: Telefon numarası, e-posta adresi veya ofis adresi değişirse güncelleme yapılmalıdır.

Güncelleme İçin Yasal Zaman Çerçevesi

KVKK m.11 ve Veri Sorumluları Sicili Tebliği'ne göre güncelleme işlemleri makul bir zaman dilimi içinde yapılmalıdır. Kurul tarafından yapılan denetimler sırasında kuruluşların en son güncelleme tarihlerinin kontrol edildiği görülmektedir.

Praktik açıdan, değişiklikler oluştuğu tarihten itibaren en geç 30 gün içinde VERBİS'e yansıtılmalıdır. Bu süreden daha uzun bir bekleme süresi Kurul tarafından uyum eksikliği olarak değerlendirilebilmektedir.

VERBİS Güncelleme Rehberi: Adım Adım Prosedür

1. Adım: VERBİS Platformuna Erişim

Güncelleme işlemini gerçekleştirmek için ilk olarak VERBİS platformuna erişim sağlamanız gerekmektedir. Platform adresi www.verbis.dpt.gov.tr'dir. Ancak bu adres değişebilmektedir, güncel bilgi için Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun resmi web sitesini ziyaret etmeni